7 Schritte zur VALERI Datenerfassung

Kurz gesagt geht es um 7 Punkte:

• Zweck klären: interne Investition oder Nachweis nach EnEfG, BECV oder EnSimiMaV
• Rahmen abgrenzen: Standorte, Anlagen, Verbraucher, Zeitraum
• Zuständigkeiten regeln: wer liefert, wer prüft, wer gibt frei
• Datensätze festlegen: Kosten, Einsparung, WACC, Laufzeit, Szenarien
• Werte sammeln: Basisjahr, Rechnungen, Zählerdaten, Prognosen
• Plausibilität prüfen: Einsparung < Gesamtverbrauch, keine Doppelansätze
• Dokumentation sichern: Version, Quelle, Freigabe, Änderungslog

Für viele Teams liegt das Problem nicht in der Rechnung selbst, sondern vorher. Schon kleine Lücken bei Preisannahmen, Nutzungsdauer oder Zahlungszeitpunkt können Kapitalwert und Amortisationszeit verfälschen. Genau deshalb steht am Anfang nicht das Tool, sondern ein klarer Datenerfassungsprozess.

Wer diesen Ablauf nutzt, senkt Fehler im Modell, schafft einen sauberen Nachweis für Prüfungen und kann freigegebene Daten danach geordnet in die Berechnung übergeben.

Schritte 1 und 2: Projektrahmen klären und Verantwortlichkeiten festlegen

Schritt 1: Ziel, Projektgrenze und Zeithorizont klären

Zu Beginn muss klar sein, wofür die VALERI-Bewertung genutzt wird. Dient sie einer internen Investitionsentscheidung oder als Nachweis nach EnEfG, BECV oder EnSimiMaV? Genau davon hängen Bewertungszeitraum und Wirtschaftlichkeitsschwelle ab.

Die wichtigsten Unterschiede zeigt die folgende Übersicht.

Dieser Rahmen legt fest, welche Daten später überhaupt gebraucht werden. Wird hier zu ungenau gearbeitet, fehlt später oft genau die Information, die für Prüfung oder Freigabe nötig ist.

Sobald der Zweck feststeht, folgt die Projektgrenze. Dabei geht es um eine klare Abgrenzung: Welche Standorte, technischen Systeme und Verbraucher sind Teil der Bewertung? Alle Effekte sollten von Anfang an sauber in Nutzen und Lasten eingeordnet werden. Genau diese Begriffssystematik verwendet die DIN EN 17463.

Auch qualitative Effekte gehören in die Unterlagen. Dazu zählen zum Beispiel Produktionssicherheit, Rechtssicherheit oder Mitarbeitermotivation. Solche Punkte lassen sich nicht immer direkt in Euro ausdrücken, sind für die Einordnung aber trotzdem wichtig.

Der Zeithorizont sollte aus den AfA-Tabellen abgeleitet werden. Das macht die gewählte Laufzeit nachvollziehbar und auditfähig.

Damit steht der fachliche Rahmen. Danach geht es an die Frage, wer welche Daten beisteuert.

Schritt 2: Rollen, Fristen und Datenzuständigkeiten festlegen

Wenn der Projektrahmen sauber steht, lassen sich Zuständigkeiten klar zuordnen. Dann ist ersichtlich, wer Daten liefert, wer sie prüft und wer am Ende freigibt.

Gerade bei Finanzdaten lohnt sich Präzision. Die Finanzabteilung sollte den WACC nicht einfach als Pauschalwert ansetzen, sondern aus Eigen- und Fremdkapitalanteil sowie den jeweiligen Zinssätzen herleiten. Auch Annahmen zu Energiepreissteigerungen sollten schriftlich festgehalten werden, damit sie später nachvollziehbar und prüfbar bleiben.

Für jede Datenposition sollte außerdem klar geregelt sein:

• wer liefert,
• wer prüft,
• wer freigibt.

So entsteht kein Durcheinander zwischen Technik, Controlling und Einkauf. Genau darauf baut der nächste Schritt auf: die Festlegung der benötigten Datensätze und Formate.

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Schritte 3 bis 5: Datensätze festlegen, Daten erheben und Plausibilität prüfen

Schritt 3: Benötigte Datensätze und Formate definieren

Bevor Daten erhoben werden, muss klar sein, welche Eingaben für die Berechnung überhaupt nötig sind. Diese leiten sich direkt aus dem Projektumfang ab. Sinnvoll ist es, alle Eingaben entlang der in Schritt 1 festgelegten Nutzen-/Lasten-Logik zu ordnen.

Lasten sind Investitions-, Betriebs- und Wartungskosten sowie Risiken. Nutzen sind Energieeinsparungen, Kostensenkungen, Fördermittel und CO₂-Minderung.

Damit alle Beteiligten mit denselben Einheiten und Formaten arbeiten, sollte früh eine feste Konvention gelten:

Auch Annahmen zu Preissteigerungen und Degradation gehören von Anfang an in die Datenliste. Werden diese Punkte erst später ergänzt, entstehen schnell Brüche im Modell.

Auf dieser Basis startet die Erhebung historischer, aktueller und prognostizierter Werte.

Schritt 4: Historische, aktuelle und prognostizierte Werte erheben

Die festgelegten Formate werden jetzt mit realen Werten gefüllt. Als Ausgangspunkt dient mindestens ein repräsentatives Basisjahr mit Zählerdaten und Energierechnungen. Dieses Basisjahr ist die Referenz für alle späteren Einsparberechnungen.

Hinzu kommen aktuelle technische Parameter des Ist-Zustands, zum Beispiel:

• Lastprofile
• Betriebsstunden
• Systemwirkungsgrade

Diese Werte bilden den Trend-Fall.

Für die Zukunft müssen außerdem Annahmen zu Energiepreissteigerungen, Wartungszyklen und technischer Degradation dokumentiert werden. Jede Annahme sollte schriftlich vorliegen und mit einer Quelle belegt sein. Sonst wird es im Prüffall schnell heikel.

Erst danach sollte die Plausibilitätsprüfung folgen, bevor Werte ins Modell übernommen werden.

Schritt 5: Plausibilität prüfen, bevor das Modell aufgebaut wird

Vor dem Modellaufbau steht ein einfacher, aber oft unterschätzter Schritt: Passen die Zahlen überhaupt zusammen?

Geprüft werden sollte vor allem:

• Stimmen Zählerdaten und Rechnungen überein?
• Liegen die prognostizierten Einsparungen unter dem Gesamtverbrauch?
• Passen die Zahlungszeitpunkte zum Investitionsplan?

Besonders heikel ist die Prüfung der Einsparungen. Diese dürfen den historischen Gesamtverbrauch des Systems nicht übersteigen. Genauso wichtig ist ein Abgleich bei Fördermitteln: Dieselbe Investitionssumme darf nicht versehentlich mehrfach angesetzt werden, etwa gleichzeitig für SPK und BECV.

Nur Werte, die diesen Check bestehen, sollten zur Freigabe übernommen werden. Danach kann die Eingabedatei freigegeben werden.

Schritte 6 und 7: Eingaben freigeben und revisionssicher dokumentieren

Schritt 6: Eingabeversion freigeben und einfrieren

Nach der Plausibilitätsprüfung aus Schritt 5 folgt die formale Freigabe. Die zuständigen Personen geben die geprüfte Version schriftlich frei. Namen und Datum werden dabei festgehalten. Ab diesem Punkt sind Änderungen nur noch versioniert zulässig. Selbst eine kleine Anpassung am WACC muss als neue Version mit eigenem Änderungskommentar erfasst werden.

Auch die Szenarien müssen klar getrennt bleiben. Der Trend-Fall steht für die wahrscheinlichste Annahme. Best-Case und Worst-Case verändern alle Parameter gemeinsam, nicht nur einzelne Werte. Erfolgt diese Trennung erst nach der Freigabe, entstehen leicht Inkonsistenzen im Modell.

Schritt 7: Prüfpfad dokumentieren und Daten in die Berechnung übergeben

Mit der Freigabe startet die revisionssichere Dokumentation. Ein vollständiger Prüfpfad sollte für jeden kritischen Parameter mindestens die folgenden Angaben enthalten:

Auch qualitative Effekte gehören in den Prüfpfad.

Erst danach werden die validierten Daten in die Kalkulation übernommen. Mit Valeri Online lassen sich die freigegebene Version und der Prüfpfad direkt in eine DIN EN 17463-konforme VALERI-Berechnung übertragen. Der PDF-Export sichert Version, Annahmen und Freigaben als unveränderlichen Nachweis für interne Prüfungen und externe Auditoren.

Fazit: Sieben Schritte als wiederholbarer Prozess

Die sieben Schritte bilden einen Ablauf, der sich für künftige Projekte erneut nutzen lässt. Der größte Nutzen zeigt sich in weniger Fehlern und einer höheren Nachvollziehbarkeit.

Ein standardisierter Ablauf senkt das Spreadsheet-Risiko und reduziert Fehler in der Kosten-, Zahlungsstrom- und Annahmenlogik.

Der strukturierte Prüfpfad macht Daten für Prüfer, Auditoren und Förderstellen nachvollziehbar.

Sobald die Daten dokumentiert und freigegeben sind, folgt die Übernahme in die Berechnung. Mit Valeri Online lassen sich freigegebene Daten direkt in eine DIN EN 17463-konforme Berechnung übertragen.

FAQs

Welches Basisjahr ist geeignet?

In der Regel ist das Basisjahr das Jahr, in dem die Investition startet oder die erste Kosten-Nutzen-Betrachtung der Energieeffizienzmaßnahme beginnt.

Da VALERI auf der Kapitalwertmethode basiert, dient dieser Zeitpunkt als Referenzpunkt für die Diskontierung künftiger Zahlungsströme. Das gewählte Basisjahr sollte daher klar festgelegt und dokumentiert werden – samt Begründung. So lassen sich die Ergebnisse sauber einordnen und besser vergleichen.

Wer sollte die Daten freigeben?

In der Regel geben interne Stellen die VALERI-Datenerfassung frei. Genau dort wird die Grundlage für die Investitionsentscheidung gebraucht. Die in Valeri Online aufbereitete Dokumentation passt dafür gut – sowohl für interne Freigaben als auch für Förderanträge.

Wenn es die Vorgaben verlangen, müssen die Ergebnisse nach DIN EN 17463 zusätzlich von externen Zertifizierern, Umweltgutachtern oder Energieauditoren bestätigt werden.

Was gehört in den Prüfpfad?

Der Prüfpfad sorgt dafür, dass die Investitionsbewertung nach DIN EN 17463 klar nachvollziehbar und reproduzierbar bleibt. Er hält alle Angaben fest, die Berechnungsgrundlagen, Annahmen und Ergebnisse verständlich machen.

Dazu gehören vor allem Projektdaten, methodische Annahmen sowie quantitative Lasten und Nutzen und qualitative Wirkungen. So lässt sich der ganze Prozess – von der Zielklärung bis zum finalen Handlungsvorschlag – auch für Dritte oder Prüfer sauber nachverfolgen.

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