VALERI-Bericht für Facility-Budget: Aufbau & Inhalte

Wer eine Maßnahme zur Freigabe vorlegt, sollte daher auf vier Punkte achten:

Start mit der Entscheidung: Maßnahme, Objekt, Budgetlinie, Freigabestatus
Dann die Kernzahlen: NPV, CAPEX, dynamische Amortisation, OPEX-Effekt
Danach die Prüfung: Cashflows, Szenarien, Zinssatz, Preisannahmen, Nutzungsdauer
Zum Schluss der Nachweis: Quellen, Excel-Modell, Maßnahmenbeschreibung, Anlagen

Das Ziel ist klar: eine Seite für das Management, ein prüfbarer Zahlenteil für Finance und ein sauberer Anhang für Revision oder Audit. Zahlen sollten im deutschen Format stehen, also zum Beispiel 148.000,00 €. Szenarien sind kein Zusatz, sondern Teil der Vorlage. Und wenn Vorgaben wie das EnEfG greifen, gehört das direkt mit in das Berichtspaket.

Wer den Bericht so ordnet, spart Rückfragen und macht die Freigabe leichter nachvollziehbar.

VALERI-Bericht Struktur: 4 Pflichtbausteine für die Budgetfreigabe

Management-Zusammenfassung für die Budgetfreigabe

Die Management-Zusammenfassung bringt die Freigabeentscheidung auf eine Seite. Sie zeigt auf einen Blick, ob eine Maßnahme wirtschaftlich und rechtlich tragfähig ist – mit direktem Bezug zur Budgetlinie sowie zu CAPEX und OPEX.

Entscheidungsfrage, Projektumfang und aktueller Status

Der erste Absatz sollte knapp beantworten: Welche Maßnahme steht zur Freigabe an, welches Objekt ist betroffen, welche Budgetlinie wird genutzt und welcher Freigabestatus liegt vor – Erstvorlage, Überarbeitung oder Abschlussfreigabe?

Hinzu kommt der Betrachtungszeitraum samt kurzer Begründung für seine Länge. So erhalten Entscheidungsträger den nötigen Rahmen, ohne erst weitere Seiten prüfen zu müssen.

Kernkennzahlen, die Management zuerst braucht: NPV, Amortisation und Szenarioergebnis

Im Zentrum steht der Kapitalwert (NPV). Er ist die maßgebliche Kennzahl für die Wirtschaftlichkeit und sollte positiv sein. Danach folgen kurz und in dieser Reihenfolge: CAPEX, dynamische Amortisationsdauer, jährliche Einsparungen und das Szenarioergebnis. Für eine saubere Einordnung gehören immer Most-Likely-Case, Best-Case und Worst-Case dazu.

Kennzahl	Bedeutung für die Freigabe
CAPEX (Investitionskosten)	Budgetbedarf und Liquiditätsplanung
Kapitalwert (NPV)	Wirtschaftlicher Vorteil gegenüber einer risikoäquivalenten Vergleichsalternative
Dynamische Amortisationsdauer	Kapitalbindungsdauer unter Berücksichtigung des Zinssatzes
Jährliche Einsparung	Entlastung des laufenden OPEX-Budgets
Ergebnis in Most-Likely-, Best- und Worst-Case	Einordnung der Wirtschaftlichkeit unter verschiedenen Annahmen

Alle Werte sollten im deutschen Zahlenformat angegeben werden, zum Beispiel 148.000,00 €.

Aus diesen Kennzahlen ergibt sich die Budgetempfehlung direkt.

Kurze Einschätzung und Budgetempfehlung

Am Ende steht ein klarer Handlungsvorschlag: Freigabe, Ablehnung oder weitere Prüfung unter festgelegten Bedingungen. Die Empfehlung ergibt sich aus den Rechenergebnissen und den Szenarien.

Zusätzlich sollten nicht-monetäre Effekte genannt werden, etwa Rechtssicherheit, CO₂-Reduktion oder Produktionssicherheit. Diese Punkte gehören in die Zusammenfassung, weil sie eine Entscheidung mitprägen können, auch wenn sie sich nicht vollständig im Kapitalwert abbilden lassen. Falls neben der Wirtschaftlichkeit auch gesetzliche Vorgaben oder Förderbedingungen eine Rolle spielen, sollten sie hier ebenfalls kurz genannt werden.

Die Herleitung folgt im nächsten Abschnitt über Cashflows und Szenarien.

Cashflow- und Szenarioanalyse

Cashflow-Struktur über den Betrachtungszeitraum

Nach der Management-Zusammenfassung folgt der prüfbare Zahlenteil: die Cashflows. Ein VALERI-Bericht ordnet alle Zahlungsströme nach DIN EN 17463 in zwei Gruppen ein: Nutzen (Cash-in) und Lasten (Cash-out).

Zu den Lasten zählen CAPEX, Wartung, OPEX-Mehrkosten, Ersatzinvestitionen sowie zusätzlicher Flächen- oder Personalbedarf. Auf der Nutzenseite stehen Energieeinsparungen, Qualitätsverbesserungen und der Restwert.

Der Knackpunkt ist die zeitliche Zuordnung jedes Zahlungsstroms. Einmalige Zahlungen wie die Erstinvestition werden im Jahr null erfasst. Jährlich wiederkehrende Effekte – zum Beispiel Wartungsverträge oder Energieeinsparungen – laufen über die gesamte Nutzungsdauer. Periodische Zahlungen wie Ersatzinvestitionen werden genau in dem Jahr eingetragen, in dem sie anfallen.

Danach werden alle Werte auf den Barwert abgezinst. So lässt sich der Zeitwert des Geldes sauber im Modell abbilden.

Most-Likely-, Best-Case- und Worst-Case-Szenarien

Ein VALERI-Bericht braucht mindestens drei Szenarien: Trend, Best Case und Worst Case. Die folgende Tabelle zeigt, welche Treiber sich je nach Szenario ändern – und was das für NPV und Amortisationszeit bedeutet:

Szenario-Treiber	Most Likely (Trend)	Best Case	Worst Case
Energiepreise	Erwarteter Markttrend	Starker Preisanstieg der Energiepreise	Stagnierende Preise
Investitionskosten	Angebotspreis	Niedrigere Investitionskosten durch Förderung	Höher durch unvorhergesehene Bauumstände
Degradation	Herstellerangabe	Geringer als erwartet	Höher durch ungünstige Betriebsbedingungen
Wartungskosten	Standardvertrag	Optimierte Intervalle	Höhere Reparaturhäufigkeit

Bleibt der NPV im Worst Case positiv, stärkt das die Freigabe. Fällt er im Worst Case leicht ins Negative, braucht das Komitee eine klare Einordnung: Wie plausibel ist dieses Szenario überhaupt? Genau an dieser Stelle trennt sich eine grobe Kalkulation von einer belastbaren Entscheidungsgrundlage.

Diagramme und Berichtsausgabe für Budgetkomitees

Aus den Szenarien lassen sich die Kernergebnisse für das Budgetkomitee visuell verdichten. Ein kumuliertes Cashflow-Diagramm zeigt sofort, wann die Investition den Amortisationspunkt erreicht und wie sich die drei Szenarien im Zeitverlauf auseinanderbewegen.

Hilfreich ist auch ein Verlauf des Kapitalwerts. Damit wird sichtbar, wie der NPV über die Jahre anwächst. Das macht die Entwicklung nicht nur für Finance, sondern auch für nicht-technische Entscheider leichter lesbar.

Für die Berichtserstellung kann ein digitales Tool Diagramme und Textbausteine an einer Stelle zusammenführen. Valeri Online erstellt normkonforme VALERI-Berichte mit Diagrammen, Szenario- und Sensitivitätsauswertung sowie dokumentierten Textbausteinen.

Annahmen und Berechnungsgrundlagen

Nach Cashflows und Szenarien kommt die eigentliche Prüfbasis: die Annahmen. Sie entscheiden darüber, ob ein Ergebnis freigabefähig ist oder bei der Prüfung auseinanderfällt.

Nutzen, Lasten und qualitative Effekte dokumentieren

Nutzen und Lasten sollten klar getrennt dargestellt werden. Monetäre Effekte werden mit Betrag und Zeitpunkt festgehalten. Qualitative Effekte wie Rechtssicherheit oder Produktionssicherheit werden kurz beschrieben.

Das ist mehr als reine Form. Gerade bei einem NPV nahe der Grenze können solche Punkte den Ausschlag geben. So wird die in der Management-Zusammenfassung genannte Freigabe auch rechnerisch belastbar.

Kalkulationszins, Preisentwicklung, Degradation und Nutzungsdauer

Vier Parameter prägen das Ergebnis besonders stark. Die Angaben dazu müssen knapp, klar und eindeutig sein. Ziel ist, dass Prüfung und Reproduktion ohne Rückfragen möglich bleiben.

Kalkulationszins als WACC angeben, inklusive Eigen- und Fremdkapitalanteil.
Energiepreissteigerung und allgemeine Inflation getrennt ansetzen und jeweils begründen.
Degradation als eigenen Cashflow-Treiber berücksichtigen.
Nutzungsdauer anhand der technischen Lebensdauer oder regulatorischer Vorgaben festlegen und im Bericht begründen.

Kompakte Annahmentabelle für Freigabe und Prüfung

Die folgende Tabelle bündelt die Pflichtangaben in knapper Form:

Annahmekategorie	Eingabe	Einheit	Quelle	Szenariorelevanz
Projektrahmen	Nutzungsdauer	Jahre	Technische Lebensdauer oder gesetzliche Obergrenze	Hoch
Finanzierung	Kalkulationszins (WACC)	%	Eigen-/Fremdkapitalanteil + Zinssätze	Hoch
Preisentwicklung	Energiepreissteigerung	% p. a.	Beschaffungsstrategie oder Marktprognose	Kritisch
Preisentwicklung	Allgemeine Inflationsrate	% p. a.	Zentralbankziel oder Wirtschaftsprognose	Mittel
Technik	Degradationsrate	% p. a.	Herstellerangabe oder Erfahrungswerte	Hoch
Qualitativ	Qualitative Effekte	Text	Beschreibung von Sicherheit und Produktqualität	Kontextabhängig
Szenarioannahmen	Abweichungen je Treiber	+/- %	Definiert im Modell	Hoch

Nur vollständig dokumentierte Annahmen halten einer Freigabe und einer späteren Prüfung stand.

Anhang, Freigabe und Fazit

Unterlagen für Freigabe und Prüfung

Auf die Annahmen folgt der Nachweis. Genau dafür ist der Anhang da: Er macht die Berechnung prüfbar. Ein freigabefähiger VALERI-Bericht braucht mehr als bloße Ergebniszahlen. Der Anhang zeigt die vorherigen Rechenschritte und sorgt dafür, dass alles auch bei späteren Rückfragen nachvollziehbar bleibt.

Zu einem vollständigen Anhang gehören:

detaillierte Berechnungstabellen, idealerweise als offene Excel-Datei mit sichtbaren Formeln
dokumentierte Parametereinstellungen wie WACC, Inflationsrate und Energiepreissteigerung
die konkreten Eingabewerte der drei Szenarien
verifizierbare Quellenangaben für Verbrauchsbasis und Preisprognosen
technische Maßnahmenbeschreibungen
Fotos zum Ist-Zustand oder Vorher-Nachher-Vergleiche, sofern vorhanden
eine kurze Dokumentation qualitativer Effekte

Für Maßnahmen, die unter das EnEfG fallen, ist zusätzlich ein bestätigter Umsetzungsplan beizufügen.

Vom Berichtspaket zur Freigabeempfehlung

Sind Unterlagen und Quellen vollständig, lässt sich die Freigabeempfehlung kurz und belastbar begründen. Der Bericht endet mit einer klaren Empfehlung: Umsetzung, Ablehnung oder weitere Prüfung. Grundlage dafür sind NPV, Amortisation und das Ergebnis der Szenarioanalyse.

Valeri Online ermöglicht den dauerhaft abrufbaren Zugriff auf Berechnungen und Dokumentation, auch lange nach der Budgetrunde. Das hilft bei internen Revisionen und externen Prüfungen durch Auditoren und Prüfer.

Fazit: Die Mindeststruktur eines freigabefähigen VALERI-Berichts

Ein freigabefähiger VALERI-Bericht besteht aus Management-Zusammenfassung, Cashflow- und Szenarioanalyse, Annahmen und Anhang. Nur so bleiben Ergebnis und Herleitung prüfbar.

FAQs

Wann ist ein VALERI-Bericht freigabefähig?

Ein VALERI-Bericht ist freigabefähig, wenn die Investition vollständig ausgewertet wurde und alle nötigen Angaben vorliegen. Dazu zählen der Projektname, eine präzise Projektbeschreibung sowie der Planungszeitraum inklusive Begründung.

Am Ende sollte der Bericht einen fundierten Handlungsvorschlag enthalten, der sich direkt aus den Ergebnissen ableitet. Gemeint ist eine klare Empfehlung, ob die Investition durchgeführt, abgelehnt oder weiter geprüft werden sollte.

Welche Annahmen beeinflussen den NPV am stärksten?

Am stärksten wirken sich die Annahmen aus, die den Kapitalwert über die ganze Laufzeit bestimmen. Besonders ins Gewicht fallen der Kalkulationszinssatz, die erwarteten Energieeinsparungen, Preisschwankungen, Inflationsraten, die Nutzungsdauer und die angenommene Leistungsfähigkeit der Anlage, etwa durch Degradation.

Für die Prüfung der Belastbarkeit sollten in der Szenarioanalyse verschiedene Annahmen durchgespielt und ihre Folgen sauber verglichen werden. So wird sichtbar, welche Stellschrauben den größten Einfluss haben und wo das Ergebnis kippen kann.

Was passiert bei einem negativen Worst Case?

Ein negativer Kapitalwert im Worst-Case-Szenario bedeutet: Unter den angenommenen ungünstigen Bedingungen erzielt die Investition beim gewählten Kalkulationszinssatz keine ausreichende Verzinsung. Aus Sicht der Investitionsrechnung ist sie in diesem Szenario also nicht wirtschaftlich vorteilhaft.

Die Szenarioanalyse nach DIN EN 17463 macht dieses Risiko sichtbar. Sie zeigt, wie belastbar das Projekt ist, wenn die erwarteten Parameter nach unten abweichen.